Bước 1. Chuẩn bị
1.1. Trước hết, bạn cần xác định cơ cấu vốn tài liệu đang có trong thư viện và
xác định mã cho các nhóm tài liệu đó.
- Ở thư viện trường học thông thường có bốn nhóm:
- Sách Nghiệp vụ có mã là NV hoặc GV
- Sách Giáo khoa có mã là GK
- Sách Tham khảo có mã là TK
- Sách Thiếu nhi có mã là TN
- Lưu ý: Bạn không cần tạo các mã riêng cho các nhóm sách đạo đức hoặc pháp luật,
vì tiêu chuẩn kiểm định chỉ yêu cầu có các tủ sách này mà không yêu cầu về số lượng,
bạn có thể lấy sách từ các nhóm sách tham khảo, thiếu nhi, nghiệp vụ ra trưng bày.
- Ở thư viện cấp huyện thông thường có các nhóm sau:
- Có thư viện quy định mã theo đối tượng hoặc theo khổ:
- Sách Thiếu nhi: TN;
- Sách Việt nhỏ: VN;
- Sách Việt vừa: VV;
- Sách Việt lớn: VL;
- Có thư viện quy định mã theo huyện:
- Hoàng Su Phì: HSP;
- Tân Biên: TB;
- Có thư viện quy định mã theo dịch vụ:
- Có thư viện quy định mã kết hợp:
- Thiếu nhi mượn: TNM;
- Mượn khổ việt nhỏ: VNM;
- Lưu ý: Đừng có tạo quá nhiều mã quá, rất bất tiện khi in nhiều loại sổ và mất thời gian khi cộng gộp các tài liệu.
1.2. Thống kê số lượng từng nhóm tài liệu theo từng nhóm mã để bắt đầu thực hiện việc in nhãn mã vạch để dán vào tài liệu.
1.3. Xác định số lượng tài liệu của tưng nhóm mã mà kho sách trong thư viện của bạn sẽ phát triển trong 5-10 năm tới.
Nếu số lượng tài liệu mỗi nhóm thông thường dưới 99.999 bản sách thì bạn chọn độ dài phần chứa chữ số của mã nhãn là 5 chữ số.
Ví dụ: TK.00003; TN.22004
(5 là độ dài của các thư viện cấp huyện-xã, thư viện trường học thường hay sử dụng)